Comment optimiser la productivité de votre entreprise avec des outils numériques ?
Commentaires (11)
Steve Jobs - C'est marrant, ton histoire de logiciel de gestion de projet me rappelle une boite où j'avais bossé, ils avaient mis un truc pareil en place, une catastrophe. Mais du coup, Ingrid, tu cherches à améliorer la productivité de quel type d'équipe précisément ? Et dans quel secteur d'activité ? Ça pourrait aider à cerner les outils les plus pertinents, non ?
Ingrid Gustafsson - En fait, je pensais surtout aux petites équipes, genre moins de 10 personnes, qui ont besoin d'outils faciles à prendre en main. On est dans le secteur du conseil, donc pas mal de travail collaboratif, de partage de documents, etc. L'idée, c'est surtout de centraliser l'info et d'éviter les allers-retours incessants par mail, tu vois ?
ClarteBrute - C'est clair que la taille de l'équipe et le secteur, ça change tout. Pour centraliser l'info et limiter les mails, vous avez regardé du côté des outils collaboratifs comme Notion ou Asana ? 🤔
Sinon, je suis tombée sur une vidéo qui montre des systèmes de convoyage automatisés, c'est un peu hors sujet pour du conseil, mais ça donne une idée de comment la techno peut optimiser les flux de travail en général, même si c'est plus industriel comme approche. 😉
Ça peut donner des idées, même si c'est pas directement applicable tel quel. 🤷♀️
Pyrite31 - Pour une petite équipe dans le conseil, je pense qu'il faut vraiment miser sur la simplicité et l'intégration. Notion, c'est pas mal, mais ça peut vite devenir un peu fouillis si on n'est pas hyper organisé dès le départ. Asana, je trouve ça plus structuré, mais peut-être un peu trop rigide pour une petite équipe qui a besoin de flexibilité. Nous, en tant que responsables d'affiliation, on utilise pas mal Trello pour gérer nos campagnes et nos collaborations avec les partenaires. C'est visuel, facile à prendre en main, et on peut intégrer pas mal d'autres outils (Google Drive, Slack, etc.). Après, faut voir si ça correspond à vos besoins spécifiques. Ce qui est *vraiment* important, c'est de bien définir vos processus avant de choisir l'outil. Si vous avez des allers-retours incessants par mail, il faut identifier pourquoi. Est-ce que c'est un problème de communication, de validation, de partage d'information ? L'outil ne fera que refléter vos problèmes existants, il ne les résoudra pas par magie. J'ai un ami qui a un site et qui a trouvé des prestataires sur facilitrs.com. Il me disait que l'important, c'était de bien comprendre ses besoins avant de se lancer. Et pour éviter les pièges, je dirais qu'il faut absolument impliquer l'équipe dans le choix de l'outil. Leur faire tester plusieurs solutions, recueillir leurs avis, et ne pas imposer un truc du jour au lendemain. Sinon, c'est la résistance assurée. Sans une ancre solide dans les pratiques de l'équipe, même le meilleur outil restera lettre morte. Un autre point à considérer, c'est la formation. Même si un outil est facile à utiliser, il faut prévoir un temps d'apprentissage pour que tout le monde puisse l'utiliser efficacement. On a souvent tendance à négliger cet aspect, mais c'est essentiel pour que l'investissement soit rentable à terme. Penser aussi à regarder du côté des outils de reporting, qui permettent de suivre l'évolution de la productivité et d'identifier les points d'amélioration. C'est toujours bon de pouvoir justifier ses choix avec des chiffres concrets.
Pyrite31 a raison, l'implication de l'équipe, c'est super important. On a fait l'erreur une fois de choisir un outil sans consulter personne, ben... ça a été un flop total. Personne ne l'utilisait, un vrai gâchis. L'histoire des processus bien définis avant, c'est un autre point clé. On a tendance à vouloir que l'outil règle tout, mais si les bases sont pas claires, c'est voué à l'échec. Merci pour le lien, je vais jeter un coup d'oeil !
Clément Rousseau - Complètement d'accord avec Pyrite31 et Ingrid Gustafsson, l'implication de l'équipe, c'est la base. Et la formation aussi, on oublie trop souvent qu'un outil, même intuitif, ça s'apprend. D'ailleurs, en parlant de formation, je me demandais, est-ce qu'il y a des certifications reconnues pour les outils comme Asana ou Notion ? Ça pourrait être un bon argument pour convaincre la direction d'investir dans la formation. Sinon, pour en revenir au sujet, je pense que Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, etc.) reste une valeur sûre pour une petite équipe. C'est simple, intégré, et tout le monde connaît, non ?
Toutafé.
Bon, petit update après vos conseils avisés. On a testé Trello avec l'équipe, en mode vraiment collaboratif comme vous l'avez souligné, et c'est déjà plus concluant que le machin usine à gaz qu'on avait avant. L'aspect visuel, c'est un vrai plus, ça parle à tout le monde direct. On a commencé à cartographier nos processus, et rien que ça, ça a mis en lumière des trucs qu'on faisait en mode automatique sans trop réfléchir. Merci pour les tips, ça nous a remis sur les rails ! Je vais continuer à creuser les outils de reporting, l'idée de justifier les choix avec des chiffres, c'est top.
Super contente que Trello fonctionne mieux pour vous ! Pour les outils de reporting, regardez du coté de ceux qui s'intègrent directement avec Trello, ça vous évitera de jongler entre plusieurs plateformes. Il y en a pas mal qui permettent de suivre le temps passé sur chaque tâche, les deadlines respectées, etc. Et n'hésitez pas à définir des indicateurs clairs dès le départ, pour être sûre de mesurer ce qui compte vraiment pour vous. Pas la peine de se noyer sous un flot de données inutiles !
Génial, ClarteBrute, merci pour le conseil sur les outils de reporting intégrés ! C'est exactement le genre d'info pratique qui nous fait gagner du temps. On va creuser cette piste-là, et effectivement, on va bien définir nos indicateurs en amont pour pas se perdre dans les chiffres. 🙏👍
Bon, si je résume, on est partis de la question des outils numériques pour améliorer la productivité, avec l'exemple d'un logiciel de gestion de projet trop compliqué. Puis on a recentré sur les petites équipes de conseil, en soulignant l'importance de la simplicité et de l'intégration. Trello a été suggéré et testé avec succès, et maintenant on explore les outils de reporting intégrés pour suivre les résultats. En bref, on a identifié le besoin, testé une solution, et on affine avec des outils de suivi.
Je me demandais, on parle souvent de la transformation digitale comme LA solution miracle, mais concrètement, quels outils numériques vous semblent vraiment indispensables pour gagner en productivité ? Et est-ce qu'il y a des pièges à éviter, des solutions qui sonnent bien sur le papier mais qui sont contre-productives au final ? Genre, on a testé un logiciel de gestion de projet hyper complexe, et au final, ça a plus embrouillé les équipes qu'autre chose… Vos retours d'expérience m'intéressent vachement !