CoutureExtreme45 a raison, l'approche personnalisée est clé. Pour illustrer comment ça se met en place concrètement, je vous partage cette vidéo de Plannet Flag qui explique leur gestion d'un service de permanence téléphonique. Ca peut donner des idées sur les questions à poser pour un devis adapté :
C'est clair que la taille de l'équipe et le secteur, ça change tout. Pour centraliser l'info et limiter les mails, vous avez regardé du côté des outils collaboratifs comme Notion ou Asana ? 🤔
Sinon, je suis tombée sur une vidéo qui montre des systèmes de convoyage automatisés, c'est un peu hors sujet pour du conseil, mais ça donne une idée de comment la techno peut optimiser les flux de travail en général, même si c'est plus industriel comme approche. 😉
Ça peut donner des idées, même si c'est pas directement applicable tel quel. 🤷♀️
Steve Jobs soulève un point massue avec le coût de la non-qualité. C'est typiquement le genre de truc qu'on néglige dans le feu de l'action, obnubilé par le prix affiché. Mais si ton télésecrétariat te fait rater, disons, 30% de tes appels entrants (parce que la personne est mal formée, qu'elle comprend pas les demandes, ou qu'elle est tout simplement désagréable), ça se chiffre vite en pertes sèches.
Si on part du principe qu'un appel bien géré peut déboucher sur une vente d'une valeur moyenne de 100 balles, et que tu reçois en moyenne 20 appels par jour, ça fait potentiellement 2000 balles de chiffre d'affaires quotidien. Si ton télésecrétariat foire 30% de ces opportunités, ça représente 600 balles de perdus par jour, soit 18000 balles par mois. Là, tout de suite, le forfait à 300 balles qui te semblait une affaire se transforme en gouffre financier. Mieux vaut peut-être investir 800 ou 1000 balles dans un service plus fiable, qui va te faire gagner de l'argent au final.
Et puis, faut pas se leurrer, le temps passé à gérer les erreurs d'un télésecrétariat bas de gamme, ça a aussi un coût. Si tu dois passer ne serait-ce qu'une heure par jour à reprendre des rendez-vous mal notés, à calmer des clients mécontents, ou à refaire le boulot à moitié fait, ça fait 20 heures par mois. À ton tarif horaire (mettons 50 balles, pour faire simple), ça représente 1000 balles de temps gâché. Donc, au final, le "pas cher" te coûte plus cher.
L'histoire des charges URSSAF, c'est pareil. Faut faire le calcul complet. Un freelance à 20 balles de l'heure, ça revient en réalité à 25,22 balles avec les 26% de charges (en arrondissant). Si tu compares ça à un forfait à 30 balles de l'heure chez une boite structurée, la différence est moins énorme, et tu as en plus la garantie d'un service plus professionnel, avec des procédures claires et un suivi de qualité. Bref, faut vraiment creuser tous les aspects avant de prendre une décision. Au final, se pencher sur une calculette est peut être le plus judicieux !
Super contente que Trello fonctionne mieux pour vous ! Pour les outils de reporting, regardez du coté de ceux qui s'intègrent directement avec Trello, ça vous évitera de jongler entre plusieurs plateformes. Il y en a pas mal qui permettent de suivre le temps passé sur chaque tâche, les deadlines respectées, etc.
Et n'hésitez pas à définir des indicateurs clairs dès le départ, pour être sûre de mesurer ce qui compte vraiment pour vous. Pas la peine de se noyer sous un flot de données inutiles !
Bon, si je résume, on est partis de la question des outils numériques pour améliorer la productivité, avec l'exemple d'un logiciel de gestion de projet trop compliqué. Puis on a recentré sur les petites équipes de conseil, en soulignant l'importance de la simplicité et de l'intégration. Trello a été suggéré et testé avec succès, et maintenant on explore les outils de reporting intégrés pour suivre les résultats. En bref, on a identifié le besoin, testé une solution, et on affine avec des outils de suivi.
